Outlook 2013 und höher: Automatische Antworten/Abwesenheitsnotizen für Exchange-Mailbox einrichten

Über den Abwesenheitsassistenten in Outlook richten Sie für Exchange-Mailboxen automatische Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen für die Zeiten Ihrer Abwesenheit ein.

Den Abwesenheitsassistenten in Outlook mit der Bezeichnung Automatische Antworten (1.) finden Sie unter dem Menüpunkt Datei in den Kontoinformationen (vgl. Bild 1).

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Automatische Antworten in den Kontoinformationen öffnet sich ein gleichnamiges Dialogfenster (vgl. Bild 2). Zunächst ist die Einstellung Keine automatischen Antworten senden ausgewählt.

Über die Einstellung Automatische Antworten senden aktivieren Sie grundlegend die Funktion zur Versendung automatischer Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen. Über die zusätzliche Einstellung Nur in diesem Zeitraum senden haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitraum festzulegen, in der Outlook Ihre automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen automatisch versendet. Sind Sie ab sofort nicht erreichbar oder ist der Zeitraum Ihrer Abwesenheit unbestimmt, dann lassen Sie die Einstellung Nur in diesem Zeitraum senden deaktiviert (vgl. Bild 3).

Im unteren Bereich des Dialogfensters finden Sie zwei weitere Registerkarten. Dort hinterlegen Sie den eigentlichen Text der automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen

- in der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation für Kontakte, die auf dem Exchange Server liegen, wenn diese Kontakte Ihnen Nachrichten schreiben.

- in der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation (An) für externe Kontakte, wenn diese Kontakte Ihnen Nachrichten schreiben. Zusätzlich sollten Sie die weitere Einstellung Jeder außerhalb meiner Organisation senden aktivieren.

Zusätzlich haben Sie über die Schaltfläche Regeln... (2.) die Möglichkeit Regeln für die automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen festzulegen, zu ändern oder zu entfernen (vgl. Bild 3).

Über die Schaltfläche OK bestätigen und aktivieren Sie die automatischen Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen in Outlook.

Im Dialogfenster Regeln für automatische Antworten werden Ihnen alle festgelegten Regeln angezeigt (vgl. Bild 4).

Über die Schaltfläche Regel hinzufügen... (3.) legen Sie neue Regeln fest. Über die Schaltfläche Regel bearbeiten... können Sie eine ausgewählte Regel in der Liste anpassen und über die Schaltfläche Regel löschen können Sie eine ausgewählte Regel aus der Liste endgültig löschen.

Folgende ausgewählte Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen im Dialogfenster Regel bearbeiten für neue bzw. bestehende Regeln zur Verfügung (vgl. Bild 5):

-Von...: Dieser Eintrag muss unausgefüllt bleiben, damit alle an Sie versendeten Nachrichten beantwortet werden.
-Gesendet an...: Dieser Eintrag behandelt Nachrichten, bei denen Sie einer der Empfänger sind. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Nachricht direkt oder als Kopie an Sie versendet wurde.

-Betreff: Dieser Eintrag behandelt Nachrichten, in denen der Betreff bestimmte Wortfolgen enthält.
-Nachrichtentext: Dieser Eintrag behandelt Nachrichten, in denen der Betreff bestimmte Wortfolgen enthält.

-Löschen: Nachrichten, die festgelegten Kriterien erfüllen, werden bei Auswahl dieser Aktion gelöscht.
-Verschieben in: Nachrichten, die festgelegten Kriterien erfüllen, werden bei Auswahl dieser Aktion in einen festgelegten Ordner verschoben.
-Weiterleiten: Nachrichten werden an eine andere Adresse weitergeleitet. Die Auswahl dieser Aktion ist sinnvoll, wenn Ihre Nachrichten an eine Vertretungsperson während Ihrer Abwesenheit versendet werden sollen.

Über die Schaltfläche Erweitert... finden Sie weitere Regeln (vgl. Bild 5).

Alle von Ihnen festgelegten Regeln werden übersichtlich in einer Liste angezeigt. Über ein Aktivierungsfeld in der Liste lassen sich die festgelegen Regeln einzeln einschalten bzw. ausschalten. Über die Schaltfläche OK werden die festgelegen Regeln gespeichert.